Come scrivere una email efficace a clienti o collaboratori?

Come scrivere una email efficace a clienti o collaboratori?

Non Solo Vino 🕔ottobre 11, 2017 0 commenti

Anche oggi, durante un corso di formazione, i partecipanti si lamentavano di ricevere troppe email e di non leggerle mai tutte…tantomeno per intero. Che il mittente sia il capo o un collega, ci lamentiamo sempre di cosa e soprattutto come scrivono “gli altri”. Una mentalità da Coach, centrata innanzitutto sulla respons-abilità individuale, mi ha spinto quindi a chiedere: “ma le vostre come sono?”.

Nell’ambito dell’email marketing, su 1000 email inviate, tra filtri e click di apertura, di fatto solo 3 vengono lette. E anche quando ci ritroviamo all’interno di una organizzazione aziendale, le cose non sono molto diverse, indipendentemente dal mercato di riferimento.

Che fare?

Quelle che seguono non vogliono essere delle regole d’oro capaci di garantire l’efficacia delle nostre email quanto delle linee guida di massima, semplici ed essenziali volte a migliorare la comunicazione verso e tra i collaboratori.

Che sia un’email personale, professionale o esterna, rivolta ad un cliente:

1) Inseriamo un “titolo/oggetto” breve, soprattutto in linea con il messaggio essenziale che vogliamo sia colto dal nostro interlocutore alla fine della lettura. Siamo più inclini a leggere con attenzione e-mail il cui “oggetto “ è composto da 50 lettere: pochissime…Proviamo allora ad affrontare questa sfida di estrema sintesi perché alla base della comunicazione efficace vi è sempre l’arte della sintesi.

2) Nelle prime due frasi del testo estendiamo subito quanto indicato nell’oggetto/titolo. Se poi vogliamo rendere l’email più accattivante, poniamo alcune domande al nostro ricevente, che siano retoriche o meno non è importante. L’importante è che ci siano. La capacità di coinvolgere l’altro, anche nell’ambito di un testo scritto, passa attraverso quella di saper fare domande.

3) Personalizziamo il contenuto: utilizziamo quanto più possibile il nome del nostro interlocutore o parole come “noi” e “tu”. Che lo voglia o no, l’altro si sentirà comunque chiamato in causa. E sarà, quindi, più incline a proseguire nella lettura.

4) Se poi abbiamo una serie di argomentazioni da inserire, trasformiamole in bullet point – ovviamente sempre in numero limitato (tre o quattro). Magari proviamo ad utilizzare la cosiddetta tecnica della pellicola: immaginate di mettere in grassetto solo alcune parole della vostra email e di sollevare una pellicola che lascia in evidenza solo quelle: sono sufficienti a spiegare ciò che volete dire?

5) Rendiamo “leggibile” la nostra email. Come? Proviamo a costruire frasi con non più di 25 parole ciascuna. Più i paragrafi e le frasi – come le parole – sono lunghe e più il cervello impiegherà del tempo per comprenderle; viceversa minore sarà lo sforzo mentale compiuto per “arrivare al nocciolo della questione”, e più elevato sarà l’indice di leggibilità della nostra email. Esistono anche dei software per effettuare queste verifiche come read-able, edit central, readability formulas.

6) Utilizziamo i verbi in forma attiva piuttosto che in forma passiva e non dimentichiamoci di concludere l’email con una call to action specificandone la deadline.

Mi auguro che queste poche righe vi siano utili per scrivere la vostra prossima email in modo “diverso”!

fonte: giorgiapizzutiblog.wordpress.com/2017/10/11/come-scrivere-unemail-che-non-venga-subito-cestinata/

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